Polityka prywatności

I. Definicje
1. Administrator – GRUPA INCO S.A. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Wspólna 25, 00-519 Warszawa, KRS nr 0000101255, NIP: 526-03-00-428, adres e-mail: kontakt@inco.pl.
2. Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
4. Polityka – niniejsza Polityka prywatności.
5. Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce a także osoba fizyczna której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora, np. odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.
6. Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem https://ludwik.pl/.

II. Wprowadzenie
1. Celem niniejszej Polityki jest określenie zasad, sposobu przetwarzania oraz wykorzystywania danych osobowych Użytkowników. Polityka zawiera również informacje dotyczące uprawnień osób fizycznych w odniesieniu do udostępnionych przez nich danych osobowych. Podstawę prawną Polityki stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a także Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (t.j. Dz. U. 2019 poz. 1781 z późn. zm.). Niniejsza Polityka stanowi realizację przez Administratora obowiązków wynikających z art. 12, 13 i 14 RODO.
2. Polityka ma zastosowanie do każdej strony internetowej, aplikacji lub usługi odsyłającej do tej informacji, a także do danych przekazywanych za ich pośrednictwem, drogą telefoniczną, elektroniczną bądź osobiście w siedzibie Administratora. Prosimy o zwrócenie uwagi, że opuszczając stronę internetową Administratora Użytkownik przechodzi w obszar, w którym nie obowiązuje Polityka. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady polityki prywatności obowiązujące na stronach obsługiwanych przez inne podmioty.
3. W związku z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą oraz korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu, Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych.

III. Kontakt z Administratorem i Inspektorem Ochrony Danych
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem na ww. adres siedziby lub poprzez e-mail: kontakt@inco.pl.

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: iod@inco.pl lub korespondencyjnie na adres Administratora wskazany powyżej, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

IV. Cele i podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych
Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z profilem działalności, we wskazanych poniżej celach. Jeżeli ze względu na przepisy prawa, właściwości usługi lub konieczności jej rozliczenia zaistnieje potrzeba przetwarzania innych danych osobowych osób, których dane dotyczą, Administrator może je przetwarzać w niezbędnym zakresie.

Korzystanie z Serwisu
Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu przetwarzane są przez Administratora:
i. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
ii. w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
iii. w celu realizacji zamówień – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
iv. w celu rozpatrywania reklamacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
v. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.

Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Formularz kontaktowy
Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na zapewnieniu obsługi wiadomości i udzieleniu odpowiedzi na wynikające z niej pytania.

Korespondencja mailowa i tradycyjna
W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.

Kontakt telefoniczny
W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Zbieranie danych w ramach kontaktów biznesowych
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera dane osobowe np. podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych.

Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przetwarzanie danych w związku ze świadczeniem usług czy wykonywaniem innych praw
W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

Przetwarzanie danych osobowych klientów Administratora lub członków personelu kontrahentów.
W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Administrator pozyskuje od kontrahentów / klientów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. dane osób uprawnionych do kontaktu, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.

Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy.

Realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora
Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników w związku z realizacja obowiązków prawnych na niego nałożonych, dotyczących m. in. prowadzenia rachunkowości i dokumentacji księgowej, a także realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Takie dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
W celu ustalenia, dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, w tym udokumentowanie zgłoszonych sprzeciwów wobec przetwarzania danych osobowych, będą przetwarzane dane osobowe Użytkowników, jakie zostały przez nich przekazane Administratorowi.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, który pozwala na przetwarzanie danych osobowych w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będące realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

V. Pliki cookies
Na naszej stronie internetowej zbieramy pliki cookies (ciasteczka). Ciasteczka to małe pliki tekstowe wysyłane przez nas do Twojego urządzenia (smartphone, komputer, ipad – w zależności od tego na jakiego urządzenia używasz odwiedzając naszą stronę). Tylko my możemy odczytać informacje zawarte w ciasteczkach co oznacza, że informacje uzyskane przez ciasteczka są bezpieczne oraz że żadna osoba trzecia nie ma do nich dostępu. Pliki cookies są wysyłane przez serwer internetowy do przeglądarki użytkownika i przechowywane na jego komputerze. Ciasteczka pomagają administratorowi analizować ruch sieciowy i rozpoznają, która część strony internetowej była odwiedzana. Dzięki informacjom zawartym w ciasteczkach wiemy w jaki sposób korzystać z naszej strony oraz możemy odpowiednio dostosować wyświetlane dla Ciebie informacje. Pliki cookies w żaden sposób nie umożliwiają administratorowi dostępu do komputera lub informacji o użytkownikach, za wyjątkiem informacji o tym, w jaki sposób korzystano ze strony internetowej oraz danych osobowych, które użytkownicy udostępniają automatycznie ze względu na ustawienia przeglądarki.

Jakich ciasteczek używamy?

Cookies „serwisowe”
Wykorzystujemy tzw. cookies serwisowe/niezbędne przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną. Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji. Korzystanie przez nas z niezbędnych plików cookies jest konieczne dla prawidłowego funkcjonowania Serwisu.

Cookies „analityczne”
Wykorzystujemy tzw. cookies analityczne, w celu poprawy jakości usług w Serwisie. W  związku z tym my oraz inne podmioty, świadczące na naszą rzecz usługi analityczne i statystyczne, korzystamy z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują pliki cookies Google Analytics służące do analizy sposobu korzystania z serwisu przez Użytkownika, do  tworzenia statystyk i  raportów dotyczących funkcjonowania serwisu.

Pliki cookies Google Analytics to pliki wykorzystywane przez spółkę Google do  tworzenia statystyk i  raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu, w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika. Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje o  zakresie i  zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners.

Cookies „marketingowe”
Służą one do publikowania reklam dostosowanych personalnie do preferencji Użytkownika, na przykład ograniczają liczbę wyświetleń reklamy na stronie internetowej (plik cookie zapamiętuje to, co użytkownik zobaczył na stronie) i jest w stanie zmierzyć skuteczność kampanii reklamowych. Takie informacje mogą zostać udostępnione innym zainteresowanym, na przykład reklamodawcom.

Jak zarządzać ustawieniami w związku z ciasteczkami?
Wchodząc na naszą stronę internetową, gdy wyświetla Ci się komunikat na dole strony dotyczący naszych ciasteczek. Możesz wybrać 1 z 3 opcji dotyczących ciasteczek tj.:
1) możesz kliknąć „zaakceptuj wszystko”. Oznacza, to, że będziemy wykorzystywać pliki serwisowe/niezbędne/marketingowe, które są koniczne dla prawidłowego funkcjonowania strony oraz pliki analityczne.
2) możesz kliknąć „ustawienia” i wybrać suwakiem, na które z opcjonalnych plików się zgadzasz.

VI. Odbiorcy Danych osobowych
W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom.

Odbiorcami danych osobowych powierzonych Administratorowi przez osoby, których dane dotyczą są następujące podmioty, którym przekazywane są dane osobowe w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celu/celów w jakim dane zostały pozyskane:
• upoważniony personel Administratora, podwykonawcy oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (m.in. usługi IT i wsparcia technicznego), które muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki;
• podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora (np. biuro rachunkowe, dostawcy usług technicznych, dostawcy usług hostingowych, kancelarie prawne);
• właściwe organy upoważnione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Administrator oświadcza, że nie sprzedaje, nie udostępnia i nie przekazuje zgromadzonych do przetwarzania danych osobowych innym osobom lub instytucjom, chyba, że nastąpi to za wyraźną zgodą lub na życzenie osób, których dane dotyczą, albo też na żądanie uprawnionych na podstawie ustawy organów państwowych na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań lub działań związanych z bezpieczeństwem lub obronnością, dla określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów Administratora.

VII. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
i. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
ii. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
iii. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

VIII. Okres przetwarzania Danych osobowych
Administrator przetwarza pozyskane dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celu/celów dla jakich zostały przekazane. Okres przetwarzania danych jest związany z celami i podstawami ich przetwarzania, w związku z czym:
• dane przetwarzane na podstawie wymogów ustawowych (np. podatkowych) będą przetwarzane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych;
• gdy podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy, wówczas dane przetwarzane są przez Administratora tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą lub ustania tego interesu. Dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będą przetwarzane przez czas równy okresowi przedawnienia tych roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu wycofania zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą;
• dane osobowe przetwarzane w ramach procesu rekrutacji będą przetwarzane do czasu zakończenia tego procesu.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

IX. Prawa podmiotów danych
Administrator realizuje przysługujące osobom, których dane dotyczą uprawnienia związane z przetwarzaniem ich danych osobowych. W szczególności każdemu podmiotowi danych przysługuje prawo do:
• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania danych osobowych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, podmiotowi danych przysługuje prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, bez konieczności uzasadniania swojej decyzji, szczególnie w przypadku, gdy prawnie uzasadniony interes polega na prowadzeniu działań związanych z marketingiem bezpośrednim.

Zgoda wyrażona przez podmioty danych za pośrednictwem Serwisów internetowych może zostać w dowolnym momencie wycofana, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania danych, których dokonano przed jej wycofaniem.

Administrator informuje, że nie ma obowiązku usunięcia danych (czyli realizacji „prawa do bycia zapomnianym”) w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do:
• korzystania z praw i wolności wypowiedzi i informacji,
• wywiązania się z prawnego obowiązku przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego,
• celów archiwalnych w interesie publicznym, celów badań naukowych lub historycznych lub celów statystycznych,
• do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Powyższe uprawnienia, a także zamiar wycofania zgody mogą zostać zrealizowane poprzez przesłanie stosownego żądania drogą elektroniczną na adres poczty wskazany w punkcie III Polityki bądź listownie na adres siedziby Administratora podany w punkcie I oraz III Polityki.

W każdym przypadku uznania, że prawa osoby fizycznej wynikające z przepisów prawa i Polityki są naruszane, Użytkownikom przysługuje prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.

X. Bezpieczeństwo Danych osobowych
Administrator zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych przed bezprawnym ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przejęciem danych przez osoby nieupoważnione, zniszczeniem, utratą, uszkodzeniem lub zmianą oraz przetwarzaniem danych osobowych w sposób niezgodny z przepisami RODO.

Administrator danych podejmuje w celu zabezpieczenia powierzonych danych osobowych środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi RODO, w szczególności środki wymienione w art. 24 oraz art. 32 RODO, zapewniające poufność, integralność i dostępność usług przetwarzania przekazanych danych osobowych.

XI. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Państwa dane mogą być przetwarzane przez Administratora w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Jednak decyzje dotyczące indywidualnej osoby, związane z tym przetwarzaniem nie będą zautomatyzowane.

XII. Postanowienia końcowe
W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką obowiązują unijne i krajowe przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
Data ostatniej aktualizacji Polityki: ……..2024 r.